GoBD-Spezial

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Verfahrensdokumentation

Die IT-gestützte Buchführung muss von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sein. Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit des Soll-Verfahrens ist stets eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation, welche die Beschreibung aller zum Verständnis der Buchführung erforderlichen Verfahrensbestandteile, Daten und Dokumentbestände enthalten muss, so insbesondere die seit 1. Januar 2015 geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Nachfolgend finden sich praxisrelevante Hilfestellungen zur Erstellung, Gliederung und den Inhalten einer Verfahrensdokumentation. Weitere Ausführungen finden Sie zudem in unserem ausführlichen GoBD-Leitfaden, der sich in Kapitel 15 ausführlich dem Thema Verfahrensdokumentation widmet.

 

Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegabgabe

Die seit 1. Januar 2015 geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) fordern für zahlreiche Bereiche Verfahrensdokumentationen von den steuerpflichtigen Unternehmen. Das betrifft auch eine geordnete und sichere Belegablage, insbesondere dann, wenn die Buchführung nicht täglich oder zumindest nicht sehr zeitnah erfolgt. Denn dann kommt es besonders darauf an, wie das Unternehmen die Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Belege sichert und sie gegen Verlust schützt. Auf Initiative und in enger Zusammenarbeit mit zahlreichen Wirtschaftskammern und -verbänden hat die AWV eine Muster-Verfahrensdokumentation entwickelt, an der sich die Unternehmen orientieren können.

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Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege

Die Übernahme von Aufgaben im Bereich der Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten ist nach wie vor eine Kerntätigkeit des steuerberatenden Berufs. Hierbei wird zunehmend mit digitalen und digitalisierten (gescannten) Belegen gearbeitet. In der Praxis führt dies zu einer Verdopplung des Arbeitsaufwandes, da sowohl die Papier- als auch die gescannten Belege aufbewahrt werden. Angesichts der bislang noch bestehenden Unsicherheit bei der praktischen Durchführung eines ersetzenden Scannes, d. h. die Vernichtung des Papierbeleges nach dem Scannen, haben der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) und die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) gemeinsam eine Hilfestellung entwickelt. Die Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege gibt den Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen Formulierungshilfen dafür, wie der Umgang mit digitalisierten Belegen organisiert und dokumentiert werden kann. Sie verfolgt das Ziel, mit ihrer Anwendung die Vernichtung der originalen Papierbelege zu ermöglichen.

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PSP-Leitfaden „Die GoBD in der Praxis“ (V2.4)